Erstellen eines Stichwortverzeichnisses mit Word

 Veröffentlichung vom  26.01.2007

Insbesondere bei umfangreichen Dokumentationen stellen Stichwortverzeichnisse eine unverzichtbare Orientierungshilfe für den Leser dar. Deshalb ist es wichtig, viel Wert auf die Erstellung eines guten Stichwortverzeichnisses zu legen und hierbei bestimmte Regeln einzuhalten. Im folgenden Artikel erläutert Bettina Zastrow die Vorgehensweise bei der Erstellung eines Indexes für ein Buch bzw. ein Dokument und die Umsetzung am Beispiel von Microsoft Word. Alle Beispiele beziehen sich auf die Publikation "S.O.S. E-Mail-Flut. Zeit gewinnen durch effizientes Arbeiten im Unternehmen mit E-Mails und Outlook" von Carmen Diebolder und Beatrix Töricht, erschienen im September 2006 im abc-Buchverlag, Kirchentellinsfurt. Die Bildschirmfotos und Beschreibungen basieren auf der Version Microsoft Word 2000.

Teil I Generelle Vorgehensweise beim Erstellen eines Stichwortverzeichnisses

• Teil II Erstellung eines Stichwortverzeichnisses mit Microsoft Word unter Verwendung von Textmarken
• Teil III Tipps und Tricks
• Teil IV Fazit

Teil I Generelle Vorgehensweise beim Erstellen eines Stichwortverzeichnisses

Die grundsätzliche und kontrovers diskutierte Frage ist: "Soll der Autor sein eigenes Stichwortverzeichnis erstellen?" Diese Frage beantworte ich mit einem klaren "Ja". Die Voraussetzung dafür ist, dass er Abstand zu seinem eigenen Text hat: Wer einige Schritte zurücktritt, bekommt eine breitere Perspektive. Empfohlen werden mindestens drei Tage. Lässt sich dies aus Termingründen nicht bewerkstelligen, sollte zumindest ein Wochenende dazwischenliegen, an welchem eine völlig andere Tätigkeit auf dem Plan steht.

Eine weitere Entscheidung, die sinnvoll getroffen werden sollte, ist, ab wie vielen Seiten sich ein Stichwortverzeichnis lohnt. In der Technischen Dokumentation würde ich 50 Seiten ansetzen. Es kann durchaus Sinn ergeben, ab einer geringeren Anzahl Seiten ein Stichwortverzeichnis zu erstellen. Zum Beispiel, wenn das Dokument viel Text und wenig Auflockerungen (Listen, Bilder, Tabellen) aufweist oder dicht gedrängte Informationen enthält.

• Analysieren Sie die Zielgruppe: Ist es ein Fachpublikum, ist sie innerhalb einer Firma/Branche, oder ist das Dokument populärwissenschaftlich geschrieben? Für ein Fachpublikum kann die Kenntnis gewisser Begriffe vorausgesetzt werden. Für ein fachfremdes Publikum ist es sinnvoll, Synonyme anzubieten.
• Prüfen Sie das Layout: Normalerweise wird ein Stichwortverzeichnis zweispaltig ausfallen. Die Anzahl der Spalten variiert nach der Länge der Begriffe und dem vorgegebenen Layout. Beispielsweise kann es für lange Begriffe aus einer, für ein Querformat auch aus mehr als drei Spalten bestehen. 
• Entscheiden Sie, wie viele Stufen das Stichwortverzeichnis haben soll. Für sehr komplexe Bereiche wird sich ein dreistufiger Index anbieten. Im Normalfall sind zwei Stufen ausreichend. Bei insgesamt wenigen Einträgen kann sogar eine Stufe genügen.

• Wie viele Seitenverweise pro Eintrag sind sinnvoll? Der Richtwert ist: am besten einer oder zwei, maximal fünf.
• Soll der Eintrag grundsätzlich mit einem Großbuchstaben beginnen?
• Wie ist mit Querverweisen umzugehen? Sollen grundsätzlich Synonyme angeboten werden und dann der Verweis an beiden Stellen erfolgen? Oder sollen zwar Synonyme angeboten, aber der Leser zum favorisierten Begriff hingelenkt werden?
• Sollen Substantive im Singular oder Plural erscheinen?
• Sollen "siehe" und "siehe auch" eingesetzt werden; und wenn ja, wann genau?
• Sind Indexeinträge mit Überschriften (Oberbegriff ohne Seitenverweis) sinnvoll?
• Wie ist mit Zeilenumbrüchen innerhalb eines Eintrages umzugehen?
• Word-Funktionen zur Indexerstellung

Word bietet folgende Funktionen an, die zur Indexerstellung verwendet werden können:

• Konkordanzdatei
• Indexfunktion
• Textmarken

Sie erstellen eine separate Konkordanzdatei, die Sie mit Begriffen füllen, welche im Originaldokument gesucht werden sollen.

Inhalt Originaldokument:

Inhalt Konkordanzdatei:

Papierkorb

…

Ergebnis im Stichwortverzeichnis:

...

Papierkorb 16, 16, 16, 16 

...

Diese Funktion kann für feststehende, selten vorkommende Begriffe genutzt werden. Beispiele: Orte, Straßennamen, Personennamen, Jahreszahlen oder Zitate.

Über den Menüeintrag "Einfügen" → "Index und Verzeichnisse" → Reiter "Index" können Sie das Stichwortverzeichnis automatisch von Word erstellen lassen.

Hierbei werden die Indexeinträge mit "Eintrag festlegen" direkt im Text erfasst.

Sind alle Indexeinträge angegeben, wechseln Sie im Dokument zu der Stelle, an welcher das Stichwortverzeichnis eingefügt werden soll. Dann wählen Sie den Menüeintrag "Einfügen" → "Index und Verzeichnisse" → Reiter "Index" und drücken die Schaltfläche "OK".

Textmarken sind Markierungen, die an einer beliebigen Stelle im Text platziert werden können. Zu einer solchen Markierung können Sie später an einer anderen Textstelle Querverweise anlegen.

Markieren Sie die Textstelle, die mit einer Markierung versehen werden soll. Dann fügen Sie über den Menüeintrag "Erstellen" → "Textmarken" an dieser Stelle eine Textmarke ein. Vergeben Sie einen sprechenden Namen für die Textmarke und drücken Sie die Schaltfläche "Hinzufügen".

Die Textmarke wird im Text wie folgt angezeigt:

Möchten Sie zu dieser Textmarke verweisen, wählen Sie den Menüeintrag "Einfügen" → "Querverweis". Aus der Liste der Verweistypen selektieren Sie "Textmarke" und "Verweisen auf" die "Seitenzahl". Ihnen wird eine Liste aller im Dokument vorhandenen Textmarken angezeigt.

Wählen Sie die gewünschte Textmarke aus und drücken Sie "Einfügen". Daraufhin wird im Dokument ein Verweis zu dieser Textmarke erzeugt.

Mit Hilfe der Funktion "Textmarken" können Sie auf die gleiche Weise ein Stichwortverzeichnis erstellen.

Möglichkeit

Konkordanzdatei Vorteile

• Einfache Anwendung
• Nutzbar für vereinzelt auftretende Begriffe

Konkordanzdatei Nachteile

• Zu viele Verweisstellen
• Keine Fehlertoleranz bei unterschiedlichen Schreibweisen des gleichen Begriffs

Indexfunktion Vorteile

• Automatische Erstellung
• Automatische Sortierung

Indexfunktion Nachteile

• Text wird unübersichtlich
• Es ist schwierig, die Konsistenz der Einträge aufrechtzuerhalten
• Sortierung von Sonderzeichen (deutschen Umlauten) ist problematisch

Textmarken Vorteile

• Übersichtliche Handhabung
• Einfach zu pflegen
• Mehrpersonenfähig
• Mehrere Verweisstellen zu einer Textmarke

Textmarken Vorteile

• Manuelle Sortierung

Teil II Erstellung eines Stichwortverzeichnisses mit Microsoft Word unter Verwendung von Textmarken

Vorarbeiten

Für Fremdautoren: Machen Sie sich mit dem Text vertraut.

Für Autoren: Gewinnen Sie Abstand von Ihrem Text.

Vorgehensweise

Schritt 1: Manuelle Erfassung

Drucken Sie sich das Buch aus und blättern Sie es durch. Versetzen Sie sich dabei in den Leser des Buches hinein. 

Streichen Sie auf jeder Seite Begriffe an, die Ihnen prominent und wichtig erscheinen. Wenn Sie nichts finden, können Sie bis zu fünf Seiten überblättern. 

Wenn Sie mit Schritt 2 fertig sind, beginnen Sie das Buch von vorn. 

Nehmen Sie sich ein Blatt Papier und schreiben Sie die gefundenen Begriffe nacheinander auf. Dabei nehmen Sie eine alphabetische Grobsortierung vor. Denken Sie daran, die Fundstellen (Seitenzahlen) im Text dazuzuschreiben. 

Bei der Erstellung der manuellen Liste werden Ihnen zusätzliche Begriffe einfallen. Nehmen Sie diese auch auf.

Aktueller Eintrag:

Datei - öffnen  17

beschriften - Ordner  24

benennen - Ordner  24

Zusätzliche Einträge:

öffnen - Datei  17

Ordner beschriften 24

Ordner benennen  24

Namen für Ordner  24

Außerdem werden Ihnen unvollständige Listen auffallen. Vervollständigen Sie diese zunächst ohne Seitenzahl (Hier fehlt: Datei - bearbeiten).

Datei

   öffnen  5

   schließen  19

   speichern  17

   ?

Bei der Erfassung werden sich Synonyme ergeben. Ergänzen Sie diese ebenfalls.

Aktueller Eintrag

Zugriffsberechtigungen 62

Zusätzliche Einträge 

Zugriff 62

Berechtigungen  62

Benutzerrechte  62

Rechte  62

Gruppen  62

Lassen Sie sich durch die geläufigen Begriffe leiten. Bieten Sie ggf. beide Begriffe an, sowohl den Fachbegriff als auch den umgangssprachlichen Begriff, der sich eingebürgert hat.

• Prüfen Sie die Konsistenz und die Querverweise innerhalb des manuellen Stichwortverzeichnisses.
• Wenn Sie mit Schritt 9 fertig sind, beginnen Sie das Buch von vorn. 
• Lesen Sie jede Seite nochmals quer. Lösen Sie sich von allem, was Sie bisher erarbeitet haben und stellen Sie sich folgende Frage:
• "Nach welchem Begriff würde der Leser suchen, wenn er auf diese Seite möchte?"
• Notieren Sie die Begriffe, die sich aus dieser Überlegung ergeben.

Übertragen Sie nun das manuell erstellte Stichwortverzeichnis in eine separate Datei. Erfassen Sie die Begriffe alphabetisch sortiert mit Seitenzahlen. Fehlt Ihnen eine Seitenzahl, schlagen Sie diese nach.

Zur Handhabung von Filial- und Zentraldokumenten siehe  Tipps und Tricks.

Schritt 2: Digitale Erfassung

Öffnen Sie das Dokument im Word-Format, zu welchem Sie das Stichwortverzeichnis erfassen möchten. Legen Sie eine Überschrift "Stichwortverzeichnis" an und kopieren Sie das Stichwortverzeichnis aus der neuen Datei darunter.

2. Markieren Sie ggf. den Inhalt des Stichwortverzeichnisses und ändern Sie das Format auf zweispaltig (Menü "Format" → "Spalten").

Unterteilen Sie das Fenster im Word-Programm vertikal, indem Sie auf das Teilungsfeld zeigen und den oberen Teil des Fensters herunterziehen:  

3. Im oberen Teil des Fensters können Sie nun das Dokument einsehen, im unteren Teil bearbeiten Sie parallel die Einträge im Stichwortverzeichnis. (Hinweis: Der Zoomfaktor kann für beide Fensterhälften unabhängig voneinander eingestellt werden.)

4. Fügen Sie in das obere Dokument je eine Textmarke ein und erstellen Sie gleich danach im Stichwortverzeichnis einen oder mehrere Verweise zu dieser Textmarke.

Hinweise:

Für die Benennung der Textmarken sind nur Buchstaben (ohne Umlaute), Ziffern und Unterstrich erlaubt.

Um einen eindeutigen Namen zu erzielen, vergeben Sie zusätzlich zum Namen laufende Nummern.

Um einen Querverweis wiederzufinden, suchen Sie nach der zuvor manuell erfassten Seitenzahl.   

5. Vervollständigen Sie das Stichwortverzeichnis mit Querverweisen unter Verwendung von "siehe" und "siehe auch".

6. Prüfen Sie, ob Untereinträge weggelassen werden können, wenn es für eine Überschrift nur einen Untereintrag gibt.

Originalnachricht,

   schließen  75

Originalnachricht schließen  75

7. Prüfen Sie die alphabetische Reihenfolge und die Konsistenz innerhalb des Stichwortverzeichnisses.

8. Zum Abschluss fügen Sie Seiten- und Spaltenumbrüche ein. Sollten Listen umbrochen worden sein, versehen Sie die neue Seite/Spalte mit dem Hinweis "Fortsetzung" o. ä.

Hinweis: Erfahrene Indexer werden in einem Schritt sofort mit der Erstellung eines Indexes in Word beginnen.

Teil III Tipps und Tricks

Frage:

Wo sollte eine Textmarke im Text stehen?

Antwort:

Sinnvollerweise umschließt eine Textmarke ein einzelnes Wort möglichst nahe an der Verweisstelle. Die Textmarke sollte nach der ersten Zeile eines Absatzes oder innerhalb einer Überschrift eingefügt werden. Damit vermeiden Sie Probleme, wenn Seitenumbrüche oder zusätzlicher Text eingefügt werden. 

Im Negativfall verweist der Eintrag im Stichwortverzeichnis auf die vorherige Seite, wobei aber der zugehörige Text auf der Folgeseite steht.  

Frage:

Wie kann ich Textmarken im Text anzeigen lassen?

Antwort:

Stellen Sie die Sichtbarkeit der verborgenen Zeichen über das Menü "Extras" → "Optionen", Reiter "Ansicht" ein. 

Frage:

Wie können von-bis-Angaben realisiert werden?

Antwort:

Versehen Sie Kapitelanfang und Kapitelende jeweils mit einer Textmarke. Sinnvollerweise wird die Textmarke für den Kapitelanfang nach der ersten Überschrift und für das Kapitelende nach dem letzten Zeichen in diesem Kapitel eingefügt.

Verweisen Sie dann auf beide Stellen (Kapitelanfang und Kapitelende) und verbinden Sie diese mit einem Mittestrich.

Beispiel für einen Indexeintrag:

Schreibstil  2 - 6

Frage:

Wie werden Indexeinträge aktualisiert?

Antwort:

Markieren Sie das Stichwortverzeichnis und drücken Sie F9.

Frage:

Wie kann ich mir anzeigen lassen, auf welche Textmarke ein Eintrag verweist?

Antwort:

Bewegen Sie den Mauszeiger über den Eintrag (Seitenzahl). Der Eintrag selbst ist ein Hyperlink. Sie gelangen durch Anklicken der Seitenzahl mit der linken Maustaste auf die Textstelle im Dokument.

Frage:

Wie verfahre ich mit Zentral- und Filialdokumenten?

Antwort:

Der Verweis zu Textmarken ist nur möglich, wenn sich diese im gleichen Dokument befinden. Erweitern Sie also alle Filialdokumente, damit Sie ein Stichwortverzeichnis erstellen können. Beachten Sie, dass die Filialdokumente erweitert sein müssen, wenn Sie das Stichwortverzeichnis mit F9 aktualisieren möchten. 

Frage:

Woran erkenne ich, dass ein Verweis nicht gefunden wurde und der Indexeintrag obsolet ist?

Antwort:

Word zeigt statt der Seitenzahl folgenden Text an:

...

Schreibstil Fehler! Textmarke nicht definiert.

...

Frage:

Wie gehe ich vor, um ein Stichwortverzeichnis zu erweitern?

Antwort:

Genauso wie bei der Ersterstellung. In diesem Fall brauchen Sie nur die neu hinzugekommenen Seiten zu berücksichtigen.

Teil IV Fazit

Die besten Stichwortverzeichnisse entstehen, wenn es Ihnen möglich ist, sich vom Inhalt des Buches zu lösen und die Denkweise des Lesers anzunehmen. Im Grunde bedeutet das, die Denkrichtung komplett umzukehren.

Die Erstellung von Stichwortverzeichnissen ist die anspruchsvollste, schwierigste und anstrengendste Tätigkeit in der Technischen Dokumentation. Und auch die lohnendste. Denn ein gut durchdachtes Stichwortverzeichnis ist eine unendlich wichtige Hilfe für den Leser.