Mit XML in die Zukunft – 4. Single Source Forum in München

Inhalte

• Was ist Single Source Publishing?
• Single Source Publishing im Redaktionsalltag - nicht von heute auf morgen
• Single Source Publishing ohne Redaktionssystem - Quellcode selbst in die Hand nehmen
• Single Source Publishing mit XML als Medium - Funktionsdesign strukturiert Information
• Single Source Publishing spart Kosten - auch bei der Ãœbersetzung
• Single Source Publishing und XML - für Anfänger auch durch die Hintertür ins Büro
• Single Source Publishing macht kurz Pause - Internet zum verteilten Präsentieren und Lernen nutzen
• Single Source Publishing bedeutet auch Vordenken - Nachdenken ist zu spät

Was ist Single Source Publishing?

Die theoretischen Grundlagen für das Forum legte Prof. Sissi Closs, Geschäftsführerin der Comet Gruppe in ihrem Vortrag. Die Gastgeberin stellte Single Source Publishing als das Publizieren für verschiedene Medien und Ausgabeformate, Zielgruppen und Textsorten aus einer Datenbank dar. Dies werde durch eine möglichst neutrale Ablage der Daten erreicht. Texte, Grafiken, Animationen und sonstige Inhalte können so in verschiedenen Kontexten wieder verwendet werden.

Den Erfolg dieses Prinzips machte sie von einer grundsätzlich strukturierten Arbeitsweise abhängig, bei der Inhalt von Darstellung getrennt sowie modularisiert und strukturiert wird. Den Kosten für Softwareanschaffung, -installation, -anpassung, -schulung und -einarbeitung sowie für Verwaltung und entstehende Reibungsverluste bei der Erstellung und Pflege der Inhalte stünden Ersparnisse von 30 bis 40 Prozent gegenüber, da sich der Datenbestand deutlich reduziere.

Single Source Publishing im Redaktionsalltag - nicht von heute auf morgen

"Auf dem Weg zum XML-basierten Redaktionssystem" befindet sich laut Ralf Steiner die Firma Giesecke & Devrient GmbH seit Dezember letzten Jahres. Folgende Ziele hatte sich das Unternehmen laut Projektleiter Steiner gesetzt:

• Plattform- und damit auch Toolunabhängikeit
• reibungsloser Datenaustausch zwischen Entwicklern und externen Technischen Redakteuren

Die Auszeichnungssprache XML (eXtended Markup Language) erschien Giesecke & Devrient GmbH als gute Lösung, da sie es erlaubt, Inhalte und Struktur getrennt von der Darstellung zu beschreiben.

Gut gerüstet für die Umstellung auf XML war das Team, das aus zehn Technischen Redakteuren und Übersetzern bestand: Bereits seit zehn Jahren hat die Giesecke & Devrient GmbH Funktionsdesign, eine Textstandardisierungstechnik für Information, eingesetzt.

Klippen zu umschiffen galt es trotzdem laut Steiner, der die Umstellung anhand einer Seereise veranschaulichte. Die Texte mussten noch stärker und konsequenter als bisher strukturiert, editiert und vor allem in kleine sinnvolle Einheiten zerlegt werden. Dies gelang den Technischen Redakteuren nur mit Kompromissen. Aus den bekannten Standardisierungstechniken Informationmapping und Funktionsdesign kreierte die Redaktion ein eigenes Informationsdesign. Die komplexe DocBook-DTD als Vorlage zur Erzeugung von XML-Dokumenten wurde gekürzt und mit dem Informationsdesign verbunden.

Um dieses Informationsdesign jedoch in der Praxis umzusetzen, mussten die Technischen Redakteure und Ãœbersetzer im Alltag Struktur, Regeln und Redaktionsleitfaden noch viel strenger beachten als zuvor. Hinzu kam eine komplette Umstellung der Arbeitsweise und der Werkzeuge. So fiel zum Beispiel das Layouten als Arbeitsschritt weg.

Um möglichen Vorbehalten und Widerständen zu begegnen, definierte Steiner gemeinsam mit den "Betroffenen", den Redakteuren und Übersetzern, die Strukturierungen und Modularisierungen, die später im Redaktionssystem mittels Regeln umgesetzt und im Redaktionsleitfaden festgeschrieben werden würden. Diese Regeln im Team festzulegen war Steiner wichtig, denn: "Ein Korsett, das selbst geschnürt ist, drückt weniger."

Als "Lockmittel" bezeichnete Steiner die Wiederverwendung von Inhalten. Mit dieser eher negativen Auslegung distanzierte er sich vom Grundprinzip des Single Source Publishing. Der Grund für seine Skepsis war der hohe Verwaltungsaufwand, der mit der Wiederverwendung von Texten, Grafiken und sonstigen Inhalten einhergehe. Löse man die Informationsstruktur aus Autorensicht aus der gewohnten hierarchischen Struktur, verliere man leicht den Überblick. Habe man diesen Überblick mittels Identifikation, Klassifikation und Strukturierung der Inhalte gewonnen, drohe sogleich wieder dessen Verlust. Jeder Inhalt müsse mit den Informationen Version, Variante und Sprache versehen und dazu noch möglichst neutral abgelegt werden. Diese Inhalte wieder zu Dokumenten zusammenzubauen, also vornehmlich das "Suchen und Finden" des einzelnen Inhalts, gestalte sich als sehr aufwändig.

Nach einer halben Stunde Rückblick auf die stürmische See der Umstellung auf Single Source Publishing lautete Steiners Blick in die Zukunft: "Wir haben unser Ziel noch nicht erreicht."

Single Source Publishing ohne Redaktionssystem - Quellcode selbst in die Hand nehmen

"XSLT und XSL-FO selbst programmieren" war das Thema des Vortrages von Dr.-Ing. Alexa Zierl, Leiterin der technischen Dokumentation bei der MVTec Software GmbH. Sie berichtete in diesem Zusammenhang von ihren Erfahrungen mit der Erstellung eines 180 Seiten starken Handbuchs. Dabei diente XML als Ablagebeschreibung, XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformation) zur Umwandlung und Neustrukturierung ins Zielformat und XSL-FO (eXtensible Stylesheet Language Formatting Objects) zur Beschreibung der Darstellung.

Der Erstellungsprozess verlief wie folgt:

1. Entwerfen von DTD-Dateien als XML-Vorlagedateien oder XML-Schablonen
2. Erstellen von XML-Dateien als neutrale Datenspeicher
3. Erstellen von XSLT-Programmen zur Transformation der XML-Daten
4. Optimieren der transformierten XML-Daten im Textverarbeitungsprogramm und Satzsystem LaTeX
5. Exportieren der optimierten LaTeX-Daten zu einer druckbaren PDF-Datei

Während dieses Prozesses wurden sowohl die Licht- als auch die Schattenseiten von XSLT deutlich: XSLT ist eine Programmiersprache, deren Einsatz für Technische Redakteure ohne vertiefte Software-Kenntnisse nicht selbstverständlich und in der Folge durchaus zeitaufwändig ist. Dem gegenüber steht als großer Vorteil, das XSLT eine fast beliebige Manipulation der XML-Daten erlaubt, was in dem beschriebenen Projekt dazu führte, dass mehr als die Hälfte der XML-Zeilen als Beispielbeschreibungen wieder verwendbar abgelegt wurden - und damit für zukünftige Dokumente zur Verfügung stehen, nur einmal übersetzt werden müssen und nur einmal, also einfacher zu pflegen sind.

Single Source Publishing mit XML als Medium - Funktionsdesign strukturiert Information

Um das Thema Funktionsdesign als Standardisierungs-, Strukturierungs- und Schreibtechnik ging es bei Stefan Freisler, geschäftsführender Gesellschafter der Schema GmbH. Das Funktionsdesign wurde von den beiden Sprachwissenschaftlern Prof. Robert Schäflein-Armbruster und Prof. Jürgen Muthig entwickelt. Anhand von standardisierten Warnhinweisen machte Freisler das Prinzip deutlich, wie ein konsequenter Aufbau der Information aus funktionalen Einheiten und eine klare Definition aller funktionalen Elemente nach einem einheitlichem Beschreibungsmuster Konsistenz, "die Schatzgrube der Standardisierung", erzeuge.

Anschließend demonstrierte Freisler anhand eines entsprechend standardisierten Textes, dass Microsoft Word 2003 als "vollwertiger XML-Editor" eingesetzt werden könne.

Bei größeren Redaktionen reiche aber ein Editor nicht mehr aus, da die Vernetzung von Information vielschichtiger und komplexer wird. Als Gründe nannte er verschiedene Versionen, Varianten, Sprachen von einzelnen Informationsbausteinen. Für diese komplexere Anforderungen gerüstet sei das hauseigene Redaktionssystem Schema ST4. Dessen Einführung gehe im Idealfall mit einem Re-Engineering der redaktionellen Prozesse einher. Denn ein großer Teil der Kosten liege in den Prozessen der Dokumentation. Zusammen mit der Dokumentenstruktur könnten bei einem Re-Engineering auch Prozessstrukturen optimiert werden. Damit könne das Unternehmen doppelt Kosten sparen.

Single Source Publishing spart Kosten - auch bei der Ãœbersetzung

Quasi sein Lebenswerk stellte der jugendlich auftretende Paul Trotter vor. Er selbst hatte das Redaktionssystem AuthorIT entwickelt. Trotter, Geschäftsführer der von AuthorIT, ging bei seinem Vortrag außerdem auf sein Produkt Localization Manager ein, das Übersetzungsprozesse durch die Nutzung von XML vereinfachen soll. In Kombination mit AuhtorIT, berichtete der Neuseeländer Trotter, konnten in einem Beispielfall Einsparungen von bis zu 30 Prozent bei der Übersetzung und bis zu 60 Prozent bei Pflege von Inhalten erzielt werden.

Single Source Publishing und XML - für Anfänger auch durch die Hintertür ins Büro

InfoPath als neues XML-Tool in der MS Office 2003-Familie stellte Willi Breitwieser von Microsoft Deutschland vor. Sein Vortrag "Single Source mit Office 2003" umfasste daneben XML-Fähigkeiten der Office-Produkte Word, Excel und Access. InfoPath soll Anwender ohne XML-Kenntnisse an XML heranführen. Die Interaktion der Nutzer mit XML in der Anwendersicht geschehe ausschließlich über Formulare, die in der Entwicklersicht "zusammengeklickt" werden und von externen XML Schemata validiert werden.

Single Source Publishing macht kurz Pause - Internet zum verteilten Präsentieren und Lernen nutzen

Nicht ein einziges Mal fiel im Vortrag von Martin Riefenstahl der Begriff "XML". Riefenstahl stellte Macromedia Breeze als Plattform für örtlich verteiltes Präsentieren, Lernen und Meetings vor: Dabei werden Flash-Filme  zwischen den Teilnehmern per Internet ausgetauscht, inklusive Ton und Bewegung. Wenn die Produktideen auch nicht wirklich neu waren, so beeindruckte vor allem das verteilte Echtzeitarbeiten an einer Datei. Riefenstahl präsentierte, wie mehrere Menschen an verschiedenen Orten an einer Datei abwechselnd Änderungen vornehmen können.

Single Source Publishing bedeutet auch Vordenken - Nachdenken ist zu spät

Was nahmen die Tagungsteilnehmer mit nach Hause? Der schwäbische Kabarettist Johannes Warth fasste am Ende der Veranstaltung zusammen: "Simpel sein erfordert Mut" und "Simpel ist der Mensch, der seine Ziele erreicht". Dabei gelte es, "vorzudenken – nachdenken ist zu spät!"