XML-Editor, Funktionsdesign und Redaktionssystem – oder Informationslogistik mal ganz einfach! (Teil 1)

Inhalte

• Informationslogistik, der Anfang ist nicht schwer!
• Jetzt mal konkret! Was ist zu tun?
• Lesen Sie auch den zweiten Teil, in dem Stefan Freisler seine Ãœberlegungen zur Initierung der Informationslogistik konkretisiert!

Informationslogi stik, der Anfang ist nicht schwer!

Beispielhaft sind die Gründe für den Einsatz von Redaktionssystemen schnell angegeben. Sie lassen sich letztlich alle aus einem einzigen Axiom ableiten: Diese Texte und die zur Produktion notwendigen Prozesse unterliegen einem wirtschaftlichen Kostendruck.

• Deshalb muss man modular arbeiten und wo es geht Textbausteine wiederverwenden. Dafür sind klassische Editoren und DTP-Systeme nicht gemacht.
• Man muss Informationen aus rechtlichen Gründen aufbewahren, archivieren und wieder auf diese zurückgreifen, wozu umfangreiche Versionierungsfunktionen notwendig sind. Auch hier helfen allein Editor und Dateisystem wenig weiter.
• Ãœbersetzungskosten müssen minimal gehalten werden. Das geht nur mit einem leistungsfähigen Ãœbersetzungsmanagement. Dies ist nicht über einen Editor abzudecken.

Diese Liste ließe sich mühelos erweitern. Fast noch wichtiger allerdings sind die allgemeinen technische Entwicklungen jenseits des eigenen Unternehmens:

• Neben der Produktion von Papierdokumenten gewinnen "elektronische Dokumentformate’ immer größere Bedeutung, sei es als HTML für das Internet; sei es als Hilfe-Datei z.B. für eine Maschinensteuerung. Die zwar medienneutrale Erstellung und Speicherung aber medienspezifische Produktion von Texten trifft seit einigen Jahren die technischen Dokumentationsabteilungen mit voller Wucht. Klassische Werkzeuge und Produktionsmethoden können hierzu meist keinen Beitrag leisten.
• Während die auftrags- bzw. kundenspezifische Produktion von Industriegütern längst selbst bei Hausspülmaschinen bis Losgröße 1 vielfach selbstverständlich geworden ist - natürlich bekommt man die Ausstattung geliefert, die man auch bestellt hat - ist dies bei Handbüchern längst nicht immer der Fall. Schauen Sie mal in das Auto-Bordbuch in ihrem Handschuhfach! Bei der effizienten Produktion von modular aufgebauten Textvarianten versagen die klassischen DTP-Systeme komplett.

An der einen oder anderen Stelle kann man sich sicher behelfen, und es wird auch viel gebastelt. Eine ganze Dienstleitungsbranche lebt davon. Grund ist meist die vielfach noch fehlende Einsicht des Managements für die historische Dimension dieses Wandels in der Informationserstellung und -distribution. Der vierte Wirtschaftsfaktor "Wissen" ist eben nicht nur ein Schlagwort. Vielmehr ist die Notwendigkeit einer professionellen Informationslogistikstrategie und deren operative Umsetzung mit aller Konsequenz eine Überlebensnotwendigkeit geworden. Längst ist die Informationsversorgung in allen Phasen des Produktlebenszyklus vielfach zu einem Differenzierungs- und manchmal auch Alleinstellungsmerkmal geworden. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen definierten Produktentwicklungsprozess? Wahrscheinlich schon! Gibt es auch einen definierten Informationsentstehungsprozess mit einem Verantwortlichen? In der Regel haben die meisten Unternehmen enorme Schwierigkeiten, eine so einfache Frage wie "Was kostet eine DIN-A4-Seite Dokumentation" zu beantworten, weil die Kostenrechnung eine Kostenstellenrechnung und keine Prozesskostenrechnung ist. Die Kosten sind also intransparent und fragmentiert - und meist auch zu hoch.

Jetzt mal konkret! Was ist zu tun?

Angenommen Sie sind Geschäftsführer in einem mittelständischen Industrieunternehmen und haben somit die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Firma heute, morgen, in 5 Jahren und auch in 10 Jahren gut da steht und sich prächtig entwickelt. Was können Sie tun, damit Sie sich in punkto Informationslogistik nicht ins wirtschaftliche Abseits manövrieren?

Statten Sie Ihre Abteilung für "Technische Dokumentation" mit einem ausgereiften "XML-Editor" als Schreibwerkzeug, einer "Schreib- und Strukturierungstechnik" mit Redaktionsleitfaden und einem "Redaktionssystem" auf neuestem technischem Stand mit offener und skalierungsfähiger Architektur aus. Damit schaffen Sie die Grundlagen für eine zukunftssichere Informationslogistik und vermeiden die anstehende Kostenexplosion im Bereich der Informations- und Dokumentationserstellung.

Seien Sie sich Ihrer Verantwortung für die Prozesskette Ihres Unternehmens bewusst, auch und gerade wenn Sie keine Managementfunktion bekleiden!

Die Abteilung Technische Dokumentation ist prädestiniert dafür, als Keimzelle für zukunftsorientierte Informationserstellungsprozesse zu dienen. Hier sitzen die Menschen, die das "Schreiben" als Ihren Beruf gewählt haben und deshalb ein hohes Maß an Know How, Motivation und Engagement mitbringen, wenn es darum geht, auf eigenem Terrain Vorreiter zu spielen. So entstehen die ersten Pilotprojekte, mit denen es möglich ist, zunächst die Dokumentation schneller bereit zu stellen, in mehreren Medien an Kunden zu liefern, auftragsspezifisch zu produzieren u.v.m.

Später werden andere Abteilungen auf diesen fahrenden Zug aufspringen, um die Information in höherer Qualität der Abteilung technischen Dokumentations zuzuliefern. So werden die technischen Dokumentationen Ihres Unternehmens nach und nach immer schneller dort sein, wo Sie benötigt werden und so die Produktentwicklungszyklen verkürzt: Ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.