Dokumentenmanagement und Übersetzung Hand in Hand - professionelles Übersetzungsmanagement mit across
Veröffentlichung vom 30.11.2005
Wer erinnert sich nicht mit Entzücken an das Kinderspiel "Stille Post"? Bei diesem Spiel besteht der Reiz darin, möglichst viele Informationen auf dem Weg vom Sender zum Empfänger zu verlieren. Die größte Begeisterung gab es für die Produktion völlig sinnentleerter Satzfragmente. Professionelles Übersetzungsmanagement ist kein Kinderspiel: Informationen sind zu sensibel und wertvoll, um leichtfertig mit ihnen umzugehen. Trotzdem wird aber beim Management von Übersetzungsprozessen häufig unprofessionell vorgegangen. Wie können beim Übersetzen Ressourcen geschont, Kosten gesenkt und auch noch die zunehmenden Qualitätserwartungen erfüllt werden? Bei Transline Deutschland Dr.-Ing. Sturz GmbH kommt across zum Einsatz. Ein Beispiel aus der Praxis.
Von Corinna Wälz
Übersetzungsmanagement
Übersetzungsmanagement ist eine komplexe Angelegenheit. Der Projektmanager muss den Überblick behalten über Translation Memories, Terminologiesysteme und das Dokumentenmanagement. Dabei soll er Workflows optimieren, Qualität sichern, Time-to-Market reduzieren und Ansprechpartner für den Kunden sein. Wie gesagt, eine komplexe Angelegenheit.
Translation-Memory-System
Translation Memories sind die Basis eines jeden übersetzungsunterstützenden Tools. Sie sind Speicher für Übersetzungen, die durch menschliche Übersetzer erstellt wurden. In Terminologiesystemen werden für jeden Kunden spezifische, immer wiederkehrende Satzfragmente gespeichert.
Der Einsatz von Translation Memories gewährleistet, dass jedes Satzfragment einer Dokumentation nur ein einziges Mal übersetzt wird, egal, wie oft dieses sich wiederholt und welcher Übersetzer diesem Fragment des Ausgangstextes gerade begegnet. Mehrere Übersetzer, die oft an dezentral organisierten Arbeitsplätzen tätig sind, können stets auf den gleichen Übersetzungspool zugreifen.
Wird die Ausgangsdokumentation später geändert, werden auf Basis des Translation Memories nur die tatsächlich neuen Fragmente übersetzt und in die Translation Memories übernommen. Im Laufe der Zeit entstehen so große Datenbanken, mit deren Hilfe Kosten gespart werden können. Diese Datenbanken sind bei Transline Eigentum des Kunden. Wie kann across helfen, den Einsatz von Translation Memories noch effektiver zu gestalten?
Dokumentenmananagement
Das Ziel von across ist ein Corporate Translation Management (CMT). Das heißt, die Übersetzungsunterstützung und der ganze Übersetzungsprozess wird in einem einzigen System zusammengefasst.
Das Tool integriert sich in vorhandene Systeme und schafft Zugriff auf eine gemeinsame mehrsprachige Datenbasis. Damit nutzt across Schnittstellen und verhindert Reibungsverluste und Inkonsistenzen.
acorss unterstützt die gängigen Dokumentenformate MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, Adobe Framemaker, XML/HTML und rc/exe/dll-Files. Das ist soweit nichts Neues und eine Steigerung der von across unterstützten Formate - etwa InDesign - wäre wünschenswert.
Doch auch für andere Dokumentenformate stehen die across Ressourcen zur Verfügung: Mit der crossBox können aus verschiedenen Applikationen heraus das Translation Memory und das Terminologiesystem von across genutzt werden. In diesem Fall wird die crossBox neben der jeweiligen Applikation geöffnet - zum Beispiel neben einem Desktop-Publishing-System. Die zu übersetzenden Textpassagen werden mit der crossBox ausgetauscht und dort mit dem Translation Memory und dem Terminologiesystem abgegeglichen.
Ist die Terminologie konsistent? Liegen bereits Translation-Memory-Einträge für Formulierungen vor, die ich gebrauchen kann? Diese Fragen werden schon während der Übersetzungsvorbereitung beantwortet.
Die zu übersetzenden Inhalte kommen häufig aus Redaktionssystemen oder Dokumentenmanagement-Anwendungen. Mit crossAPI (Application Program Interface) können Inhalte aus solchen Systemen in die Übersetzungsumgebung überführt und die übersetzten Inhalte konsistent zurückgegeben werden.
Vor allem für Übersetzer ist das praktisch. Der Übersetzer ist schließlich ein Übersetzer und kein Informatiker. Er soll sich nicht mit den Applikationen beschäftigen, mit denen der Ausgangstext erstellt wurde. across bietet den Vorteil, dass es mit einem neutralen Editor arbeitet, der alle übersetzungsrelevanten Inhalte auf einen Blick zeigt. Mit crossView kann schnell im Text navigiert werden, im Ausgangs- und Zielfenster sind ausschließlich die für den Übersetzer relevanten Zeichenformatierungen zu sehen. Eine WYSIWYG-Ansicht steht zur Verfügung und kann bei Bedarf abgerufen werden.
Workflow-Vorteile
Termine, Dokumente und Ressourcen, Referenzen, Match-Quoten, Qualitätssicherungs-Kriterien... Der administrative Aufwand für eine Übersetzung fordert höchste Aufmerksamkeit vom Projektmanager. Noch vielschichtiger wird es, wenn man sich verdeutlicht, dass dieser Aufwand exponentiell mit jeder weiteren Sprache, jedem weiteren Dokumentenformat, jedem weiteren Prozess-Schritt wächst. Der Clou bei der Nutzung von across-Workflows ist: Die Administrations-Umgebung ist nicht von der Übersetzungs-Unterstützung getrennt, wertvolle Informationen gehen dem Projektmanager nicht verloren.
Zunächst fällt dem Betrachter besonders das crossBoard auf: Hier hat jedes Mitglied des Übersetzungsteams den kompletten Überblick über die anstehenden Aufgaben und Zugriff auf für ihn relevante Dokumenten.
Der Projektmanager bei Transline kann damit seine aktuellen Projekte und die involvierten Mitarbeiter überblicken. Er kann sehen, ob der vorgesehene Bearbeiter seine Aufgabe angenommen hat sowie kontinuierlich den Arbeitsfortschritt und die Einhaltung der Termine überwachen.
Das Projekt wird zunächst dialoggeführt angelegt und die betreffenden Dokumente werden zugeordnet. Diese können in unterschiedlichen Formaten vorliegen, ebenso können die Zielsprachen je Dokument unterschiedlich sein. Dann werden Dokumente für die across-Umgebung verfügbar gemacht und die einzelnen Endtermine definiert.
Im weiteren Verlauf werden die erforderten Arbeitsschritte - z.B. Übersetzung, Korrektur, Freigabe- und Endtermine sowie die gewünschten Prüfkriterien für die Qualitätssicherung definiert, beim Arbeiten im Team die Aufgaben verteilt sowie erforderliche Referenz-Dokumente angehängt.
Am Ende eines Projekts werden die Übersetzungen per Mausklick in das Ursprungsformat rücküberführt und alle Projektdaten ausgewertet. Übersichtliche Reports bieten die Grundlage für die Projektabrechnung bzw. können optional direkt in andere Programme übernommen werden. Projekt und Dokument werden archiviert und stehen bei Bedarf wieder zur Verfügung.
Workflow-Tools
Vor allem beim vernetzten Arbeiten im Transline-Team wird die Bedeutung einer Workflow-Steuerung offensichtlich. Neben der Aufgabenverteilung und Terminüberwachung gibt es ganz spezielle Herausforderungen zu meistern: Die Aufteilung umfangreicher Dokumente auf mehrere Bearbeiter wird häufig dadurch erschwert, dass nach dem Wiederzusammenfügen z.B. Anschlüsse, Formate, Seitenzahlen und automatisch erzeugte Inhaltsverzeichnisse unkorrekt sind. Daraus ergeben sich unnötige Nacharbeiten mit hohen Kosten. Mit dem Workflow in across kann ein Dokument beliebig aufgeteilt werden, aber jeder Bearbeiter kann den Gesamtkontext sehen, jedoch nur seinen Teil editieren. Anschließend fügt across die Teile wieder zu einem konsistenten Gesamtdokument zusammen. Bei Bedarf können darüber hinaus für komplexe Abläufe noch individuelle Workflows definiert werden.
Vernetztes Arbeiten
Alle Mitglieder des Transline-Teams sind per Client/Server-Technologie vernetzt. Selbst wenn Mitglieder des Teams am anderen Ende der Welt arbeiten, funktioniert die Kommunikation, da alle Mitglieder auf denselben Server zugreifen. Interne Mitglieder sind über das Firmennetz miteinander verbunden, externe greifen je nach Gegebenheit per Daten- oder Telefonleitung zu.
Eine weitere Variante des vernetzten Arbeitens wird mit dem Kollaborations-Tool crossGrid zur Verfügung gestellt, das die Delegation von Projekten zwischen zwei across-Installationen erlaubt.
Mitarbeiter, die keinen komplette Übersetzungsumgebung benötigen, können bei Bedarf mit ihrem Web-Browser auf das Terminologiesystem von across zugreifen. Für eine konsistente Fachterminologie bei Transline ist das überaus hilfreich.
across arbeitet mit relationalen Standard-Datenbanken: Üblicherweise wird der MS SQL-Server bzw. dessen "kleiner Bruder" MSDE verwendet, für Einzelplatzanwendungen auch MS Jet. Andere Datenbanken können optional verwendet werden. Die Verwendung von Standard-Datenbanken garantiert Unabhängigkeit - bei Bedarf kann mit SQL-Befehlen oder Skripts direkt auf die Datenbank zugegriffen werden.
Fazit
Transline meistert durch den Einsatz von across Schnittstellen und verhindert Medienbrüche, es entfallen Missverständnisse und Inkonsistenzen durch fehlerhaftes oder unvollständiges Übermitteln von Informationen.
Damit wird der Stille-Post-Effekt aus dem Übersetzungsmanagement verbannt. Dr.-Ing. Sturz, Geschäftsführer der Transline-Gruppe, betont vor allem die resultierende erhebliche Effektivitätssteigerung durch die Arbeit mit across: "Die Vorteile für unsere Kunden liegen ebenso auf der Hand wie für unsere Mitarbeiter, mehr Zeit für qualitativ hochwertiges Übersetzen, deutliche Reduzierung der administrativen Aufwände und damit letztendlich Optimierung von Konsistenz, Durchlaufzeiten und Preis/Leistungs-Verhältnis von Übersetzungsprojekten."
