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Veröffentlichung vom 21.06.2004

Wie positionieren Sie sich in Ihrem Unternehmen? Die Rolle im Unternehmen ist nicht per se vorgegeben - Sie können Einfluss darauf nehmen. Mit der Zielsetzung "Verbesserung des Geschäftserfolgs" sind alle Initiativen und Ideen für die Unternehmensleitung interessant. Sie sind der Fachmann, wenn es um Informationsmanagement geht und können wichtige Impulse für Neuerungen und Weiterentwicklungen im Unternehmen geben. Machen Sie Ihr Fachwissen und Ihre Abteilung interessant. Geben Sie Ihrer Abteilung ein Gesicht und einen Auftrag, den jeder kennt und begrüßt.

Inhalte

• Selbstverständnis skizzieren

• Marketingargumente sammeln

• Leistung verkaufen

• Kommunikation ausrichten

Selbstverständnis skizzieren: Der Technische Redakteur als Informationsmanager

Laut tekomStudie 2002 zur Bedeutung/Image der Technischen Dokumentation sehen 22% der befragten Unternehmen die Technische Kommunikation mittlerweile als Basis für das unternehmensinterne Wissens- und Informationsmanagement an. Das ist bislang nur jedes fünfte Unternehmen, obwohl sachliche Argumente eine deutlich höhere Quote rechtfertigen würden.

• TIPP 1: Machen Sie einen Workshop mit Ihren Kollegen aus der Technischen Redaktion, um die eigene Rolle im Unternehmen - jetzt und künftig - zu definieren. Halten Sie die Fakten in einem Paper fest z.B. über die Informationsarten, die Sie erstellen und künftig erstellen wollen, für wen Sie welche Informationen in welchen Medien anbieten wollen, wer Ihre "Kunden" sind (jetzt und künftig) usw. Dieses Paper dient zum einen dazu, die Komplexität und den Umfang der eigenen Arbeit - z.B. auch gegenüber dem Management - darzustellen. Zum anderen können einzelne Maßnahmen besser im Gesamtzusammenhang geplant und argumentiert werden - auch wenn es um die Vergabe von Budgets geht.

• TIPP 2: Bauen Sie die Anforderungen und Wünsche Ihrer internen und externen Kunden zum Thema Information und Dokumentation in das Paper ein. Intern bietet sich beispielsweise ein gemeinsamer Workshop mit den beteiligten Abteilungen (Marketing, Vertrieb, Entwicklung, Service, QM etc.) an, in dem alle Beteiligten Ihre Anforderungen einbringen. Externe Kunden können z.B. in Zusammenarbeit mit dem Marketing über Fragebögen zu Ihrer Zufriedenheit und Wünschen befragt werden. Ihre Marketingabteilung verfügt sicher über die fachlichen und organisatorischen Voraussetzungen für derartige Umfragen und kann Sie entsprechend unterstützen. Das Marketing ist stets interessiert, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und hat daher ein eigenes Interesse an derartigen Daten.

Marketingargumente sammeln: Positionierung der Technischen Redaktion

Für das Marketing in eigener Sache sind - genauso wie beim Verkauf aller anderen Güter - die richtigen Argumente entscheidend. Je nachdem wie Ihre Abteilung im Unternehmen organisatorisch angesiedelt ist und wie die Aufgaben verteilt sind, sind die Argumentationsketten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Folgende Ansätze können bei der Erarbeitung von Argumentationsketten helfen:

Querschnittsfunktionen im Informationsmanagement

Das Informationsmanagement innerhalb von Unternehmen ist oft nach wie vor weitgehend dezentral organisiert. Die Verantwortung für schwer zu vereinheitlichende Informationen sind nach wie vor hoheitlich in den einzelnen Abteilungen und Bereichen angesiedelt, etwa die Katalogerstellung im Marketing, die Dokumentation in der Technischen Redaktion und die Trainingsunterlagen im Service o.ä. Verteilte Verantwortlichkeiten bedeuten aber auch zerfaserte Prozesse und Doppelarbeit.

Querschnittfunktionen im Informationsmanagement: Derzeit sind die Verantwortlichkeiten für Informationen im Unternehmen noch sehr dezentral organisiert.

• TIPP 3: Skizzieren Sie ein Informations-Panorama über die unterschiedlichen Bereiche in Ihrem Unternehmen hinweg: Welche Informationsarten gibt es in Ihrem Unternehmen? Wo sind Schnittstellen und gemeinsame Inhalte in unterschiedlichen Dokumenten? Sind Synergien bei der Erstellung, Pflege und Distribution der Informationen denkbar? Sicher kann die Technische Redaktion einen wertvollen Beitrag dazu leisten, dass abteilungsübergreifende Prozesse optimiert werden, etwa zur Vereinheitlichung von Layouts im Sinne des Corporate Design, gemeinsamer Grafik-/Bilder-Pools, Wiederverwendung bereits existierender Beschreibungen o.ä. Wo können und wollen Sie sich einbringen?

Produktwirksam: Der Technische Redakteur als Berater im Produktmanagement

Stichwort: Informations-optimierte Produkte. Die Informationen sind Bestandteil der Produkte und sind im Optimalfall exakt auf die Bedürfnisse der Kunden und das Produkt abgestimmt. So ist es nur folgerichtig, bereits beim Design neuer Produkte den Informationsbedarf und das Informationsdesign in einem Gesamtprozess mit abzudecken.

• TIPP 4: Haben Sie vielleicht schon länger Ideen, wie sie das Informationsangebot für Produkte in Ihrem Unternehmen verbessern können? Bieten die neuen Medien oder neue Technologien vielleicht neue Möglichkeiten, die bei der Produktentwicklung bisher noch nicht berücksichtigt worden sind? Sie sind der Informations-Spezialist! Bringen Sie doch einfach einmal ein paar Ihrer Ideen auf Papier, mit Zielsetzung, Kunden-Nutzen, erforderliche Aktivitäten und Kostenbetrachtung. Impulse für die Weiterentwicklung der Produkte kommen zum großen Teil aus Fachabteilungen - so auch aus der Informationsabteilung, also von Ihnen.

Innovationen: Der Technische Redakteur als Berater im Marketing

Das Marketing ist ständig auf der Suche nach Innovationen und Möglichkeiten sich gegenüber der Konkurrenz abzusetzen. Der Fokus liegt hierbei auch in strategischen Entwicklungen, also durchaus auch bei Dingen, die vielleicht heute noch Zukunftsmusik sind, etwa Augmented Reality und Dokumentationen auf Datenbrillen.

• TIPP 5: Über Ihre Spezialisierung im Bereich Informationsverarbeitung und -management haben Sie die Hand am Puls der Zeit. Innovative Ansätze und Technologien sind Ihnen zuerst bekannt. Seien Sie ruhig auch der Initiator, um vielversprechende Ansätze auf ihre Tauglichkeit und ihr Marktpotential hin zu überprüfen. Bieten Sie sich dem Marketing als Fachmann für Informationsmanagement an, um beispielsweise an Kreativ-Workshops für innovative Produktideen und Services teilzunehmen. Informieren Sie die Kollegen vielleicht einfach mal über neue Entwicklungen und Potentiale, die Sie sehen. Ihr Unternehmen könnte der "First Mover" sein, wenn es um die Optimierung der Informationen rund um das Produkt geht. Ein Alleinstellungsmerkmal, was am Markt verkauft werden kann.

Umsatzrelevanz: Der Technische Redakteur als Berater im Vertrieb

Das "Thermometer" am Markt ist der Vertrieb. Der Vertrieb hat direkte Kundenkontakte, weiß über die Wünsche und Anforderungen der Kunden am besten Bescheid und ist wichtigster Lieferant für Informationen zu Konkurrenten und Marktentwicklungen. Gleichermaßen benötigt der Vertrieb stets die aktuellsten Produktinformationen, Daten zu kommenden Versionen und Weiterentwicklungen. Darüber hinaus existieren bereits heute eine Reihe von Möglichkeiten, den Vertrieb über Informationssysteme wie beispielsweise Extranets zu unterstützen.

• TIPP 6: Auch der Vertrieb ist ein potentieller Kunde für Ihr Spezial Know-How im Bereich Informationen rund um Produkt und Kunden. Hat Ihr Vertrieb bereits heute frühestmöglich alle für ihn relevanten Informationen in der benötigten Form oder gibt es Verbesserungspotential? In Verhandlungen mit dem Kunden können Aussagen zu Weiterentwicklungen und Neuerungen kriegsentscheidend sein. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Kollegen im Vertrieb und gewinnen Sie sie als Ihre Kunden. Für Sie kann der Vertrieb u.U. auch interessante Hinweise haben. Etwa über Produktplagiate, die die Konkurrenz erstellt hat und dafür vielleicht dankbar Ihre sehr ausführlichen Dokumentation zur Hilfe genommen hat. Hier lassen sich vielleicht wichtige Rückschlüsse auf sicherheitsrelevante Inhalte und dem Umgang mit bedingt vertraulichen Informationen geben.

Leistung verkaufen: Information mit Preisen/Kosten bewerten

Immer wieder ist zu lesen, dass die Dokumentation in den Unternehmen lediglich als lästiges Muss und als Kostenfaktor betrachtet wird. Ein Image, das auch das Marketing in Unternehmen nicht selten hat. Und ein Image, mit dem Sie unbedingt aufräumen sollten. Transparenz in die Kosten und Strukturen zu bringen ist dafür unabdingbar. Eine korrekte Zuordnung der Kosten und anschließende Kosten-Nutzen-Betrachtung bringt Klarheit und dient als Grundlage für Entscheidungen über weitere Maßnahmen. Gibt es auch Informationen, die der Kunde kaufen sollte, etwa als neuer Bestandteil des Produktes wie elektronische Informationssysteme an der Maschine, Computer Based Training oder ähnliches? Und wie wären die Preise dafür?

• TIPP 7: Machen Sie sich ein Bild über die wirtschaftlichen Faktoren in ihrem Bereich. Welchen Informationsprodukten sind welche Kosten zuzuordnen (Handbuch, Trainingsunterlagen etc.)? Welche Kostenarten haben Sie (Recherche, redaktionelle Bearbeitung, Übersetzungen, Druckkosten etc.)? Sind die Kosten für die Informationsmedien in den Produktpreisen enthalten? Wenn Sie neue Informationsprodukte konzipieren, können diese u.U. auch kostenpflichtig sein? Das Wissen um die wirtschaftlichen Belange in Ihrem Bereich ist elementar, wenn es darum geht, die Abteilung weiter zu entwickeln und auszubauen. Denn den Kosten muss ein entsprechender Nutzen gegenüber stehen. 77% der in der tekomStudie 2002 befragen Unternehmen sehen in der Kundenzufriedenheit die zentrale Ausrichtung und Legitimation der Technischen Dokumentation. Diese und andere Kundennutzen können evaluiert werden (z.B. durch Umfragen) und wie andere Leistungen unternehmerisch bewertet werden.

Die vier P des Marketing-Mix: Auf Ihre Kunden wirken die verschiedenen Elemente Ihres Handelns: Produktdefinition, Preis/Kostenfestlegung, die Verfügbarkeit der Produkte und wie Sie mit Ihren Kunden kommunizieren.

Kommunikation ausrichten: Professionelle Kunden/Lieferanten-Beziehung zu allen Abteilungen

Wenn Sie nun wissen, wer Ihre internen Kunden sind, was sie benötigen und mit welchen Argumenten Sie sie erreichen können, sind Sie optimal vorbereitet, um sich und Ihre Abteilung im Unternehmen angemessen zu positionieren.

• TIPP 8: In Ihren Gesprächen / Workshops mit den Kollegen haben Sie bereits den wichtigsten und sensibelsten Kommunikationskanal geöffnet: das persönliche Gespräch. Keine Kommunikation ist so wirksam wie diese. Hemmungen und Vorurteile können abgebaut und eine fruchtbare und partnerschaftliche Zusammenarbeit aufgebaut werden. Scheuen Sie sich nicht auf die anderen Bereiche zuzugehen, Sie haben ja ein Angebot zu machen, das Ihre internen Kunden erfolgreicher machen soll.

• TIPP 9: Natürlich erreichen Sie nicht alle Zielgruppen in persönlichen Gesprächen. Daher gilt es breitenwirksame Kommunikationskanäle aufzubauen. Grundsätzlich bietet hier eine entsprechende Präsentation im Intranet Ihrer Firma gute Möglichkeiten kontinuierlich und ausführlich über Ihren Bereich zu informieren. Hier gehören neben der Selbstdarstellung der Abteilung auch eine Beschreibung der Angebote und der Nutzen für Ihre Kunden hin. Haben Sie vielleicht auch eine Firmenzeitung? Ein Artikel zu Ihrer Arbeit und neuen Möglichkeiten im Informationsmanagement erzeugt Aufmerksamkeit, auch z.B. im Management.

• TIPP 10: Laufen bei Ihnen gerade interessante (Investitions-)Projekte? Tue Gutes und erzähle darüber! Jeder Entscheider hat Interesse daran, dass Investitionen und Projekte erfolgreich verlaufen und dann soll es auch jeder wissen. Zu Beginn von Projekten können die Ziele, der geplante Zeitraum und die wichtigsten Inhalte kommuniziert werden, z.B. durch einen Email-Hinweis an die anderen Abteilungen auf die entsprechenden Seiten im Intranet. Die Kommunikation der erfolgreichen Umsetzung kann (abhängig von der Größe des Projektes) bis hin zu einer unternehmensinternen Roadshow gehen, mit Informationsblatt, Vortrag, Life-Demonstrationen, Plakaten und Gimmicks. Eine Investition die sich lohnt, denn nur verstandene, akzeptierte und gelebte Prozesse und Systeme können den erwarteten Nutzen bringen.