tekom-Umfrage gibt erste Aufschlüsse: Content Management Systeme auf dem Vormarsch
Leistungsfähige Firmen haben die Wirtschaftsflaute der letzten Jahre durch nachhaltige Steigerung der Ertragskraft überlebt, besonders durch Prozessoptimierungen und erhöhten Einsatz von Informationstechnologie. Die Technische Kommunikation hat dazu auch ihren Beitrag geleistet, ergab eine Umfrage der tekom, des deutschen Fachverbands für Technische Kommunikation und Informationsenticklung. Aber: Das Potenzial für weitere Effiziensteigerungen ist noch nicht ausgeschöpft - die Umfrage zeigt, dass ein großes Potenzial im Einsatz spezialisierter Redaktionssysteme liegt, die die Vorteile des strukturierten Arbeitens mit den Möglichkeiten von komponentenbasierten CMS kombinieren. Die Umfrage fand im Rahmen der bisher umfassendsten Studie über den Einsatz spezieller Content Management Systeme (CMS) für effizientes Informationsmanagement statt. Diese Studie wird ab Mitte November bei der tekom zu beziehen sein.
Von Michael Fritz und Dr. Daniela Straub
Technische Redakteure in der Zwickmühle: mehr Dokumentation mit höherer Qualität bei niedrigerem Budget
Technische Redaktionen müssen sich mit immer höheren Anforderungen auseinander setzen, sei es die kontinuierliche Steigerung der Zahl der zu dokumentierenden Produkte und Produktvarianten, sei es die Notwendigkeit, in immer mehr Sprachen zu übersetzen oder sei es die Notwendigkeit, mit dem immer größeren Zeitdruck klarzukommen. Dabei müssen die Redaktionsverantwortlichen oft mit stagnierenden oder zusammengestrichenen Budgets und Einstellungsstopp zurechtkommen, obwohl sie eigentlich mehr und besser qualifizierte Redakteure einstellen müssten.
Um dieses alles zu bewältigen, benötigen sie ein ausgeprägtes strategisches Denken, ein Geschick für erfolgreiche Prozessoptimierung, qualifizierte Mitarbeiter und einen effektiven Technikeinsatz. Nicht zuletzt ist eine gute Portion Selbstvermarktung innerhalb des Unternehmens der Schlüssel zum Erfolg.
Die von der tekom durchgeführte Umfrage gibt erste Aufschlüsse über den Anteil, den der Einsatz von spezialisierten Content Management Systemen bei diesen Bemühungen hat. Im ersten Schritt fragten wir unsere Mitglieder und Interessenten unter anderem nach den Rahmenbedingungen ihrer TD-Erstellung, den Anforderungen an diese und nach vorhandenen Systemlandschaften.
CMS oder nicht? Wo stehen die anderen?
796 befragte Redaktionen befassen sich mit dem Thema CMS oder haben bereits eine Entscheidung zum Einsatz getroffen.
Die folgende Tabelle zeigt den Stand der befragten Unternehmen:
Stand des CMS-Einsatzes | Anteil |
Informationsphase CMS | 50,4% |
Entscheidungsphase pro/contra CMS | 6,7% |
Analyse / Konzeption | 3,6% |
CMS-Auswahl | 3,1% |
CMS-Implementierung | 8,9% |
CMS-Nutzung | 19,0% |
CMS-Systemwechsel | 1,1% |
gegen CMS entschieden | 7,2% |
CMS oder nicht? Warum?
Die Gründe, die für eine Einführung sprechen, sind vielfältig, klassischerweise wird ein hoher Wiederverwendungsgrad bei großen Mengen an Text als wichtigste Bedingung genannt.
Bei aktuellen Entscheidungen spielen aber auch andere, „weichere“ Gründe eine große Rolle. So macht die steigende Anzahl von Übersetzungen den Einsatz solcher Systeme für Unternehmen sinnvoll, die die Möglichkeiten der CMS intensiv nutzen wollen. Sie können damit den Stand der Übersetzung kontrollieren, die Sprachvarianten leichter verwalten oder schrittweise nach Fortschritt des Ausgangstextes vorübersetzen.
Bei einer Entscheidung „pro oder contra CMS“ sollte aber nicht übersehen werden, dass generell das Vorhandensein einer funktionierenden Ablauforganisation die Voraussetzung für die Umsetzung in einen automatisierten Workflow ist. Wenn kein entsprechender „Prozessreifegrad“ erreicht ist, macht die Implementierung von CMS keinen Sinn. In manchen Fällen könnten konsequent gelebte Prozesse den Einsatz von CMS gänzlich überflüssig machen.
tekom-CMS-Studie ab November 2005 erhältlich
Die tekom-Studie "Einsatz spezieller Content-Management-Systeme für effizientes Informationsmanagement" setzt sich mit den genannten und weiteren zentralen Fragen rund um den Einsatz von CMS in der Technischen Redaktion auseinander. Auf Grundlage der bereits durchgeführten empirischen Anwenderumfrage werden als Nächstes die Hersteller spezialisierter CMS befragt, ob und wie ihr System diese Anforderungen unterstützt.
Die umfassende Studie wird um praxisorientierte Vorgehensmodelle für die Einführung und Evaluierung von CMS in der Technischen Redaktion ergänzt und am 09. November 2005 im Rahmen der tekom-Jahrestagung erstmals einer breiten Fachöffentlichkeit vorgestellt. Sie ist ab Mitte November bei der tekom erhältlich.
