Damit die Qualität nicht in der Übersetzungsflut untergeht: Ein Modell für eine pragmatische Qualitätssicherung bei Übersetzungsprojekten

• Einleitung
• Das Szenario
• Eine zweistufige Qualitätsprüfung
• Der formale Qualitätscheck
• Die Stichprobe
• Der sprachliche Qualitätscheck
• Quality failed — sorry!
• Einbindung in den Workflow
• Fehler tolerieren

Einleitung

Das Informationszeitalter, in dem wir leben, ist auch das Zeitalter der Globalisierung und damit der Übersetzung. Dies beschert der Übersetzungsbranche, vor allem bei den technischen Übersetzungen bereits seit einigen Jahren ein rasantes Wachstum, dessen Geschwindigkeit aller Voraussicht nach in den nächsten Jahren noch zunehmen wird. Die technische Dokumentation und deren Übersetzung in die Sprachen der Weltmärkte ist Bestandteil des Kerngeschäftes von Industrieunternehmen geworden; Produkt und Begleitdokumentation in der jeweiligen Landessprache müssen zeitgleich auf den Markt oder vielmehr die verschiedenen nationalen Märkte kommen — und dies bei immer kürzer werdenden Entwicklungszyklen neuer Produkte. Damit wächst der Druck, eine immer größere Menge an Text zeitsparend und kosteneffizient zu übersetzen. Dies geht nur zu oft auf Kosten der Übersetzungsqualität: Für eine gründliche Prüfung fehlen in der engen Projektplanung sowohl Zeit als auch Geld. Doch die Entscheidung "Qualität oder Termintreue" muss kein Dilemma sein. Einen möglichen Ausweg stellt das im folgenden vorgestellte Modell einer pragmatischen Qualitätssicherung dar, wie es seit Anfang des Jahres bei der Transline Deutschland Dr. Ing. Sturz GmbH, Übersetzungsbüro für technische Übersetzung, getestet wird.

Die pragmatische Qualitätssicherung (im folgenden PQS) wird ausschließlich bei Übersetzungsprojekten angewandt, bei denen Übersetzungen inklusive eines Komplettlektorats von einem anderen vertrauenswürdigen und evaluierten Übersetzungsbüro als Unterauftragnehmer eingekauft werden.

PQS wird nicht angewandt

• bei Ãœbersetzungen, die von einzelnen Freelancern angefertigt wurden,
• bei Ãœbersetzungen, die von einem neuen und noch nicht evaluierten Ãœbersetzungsbüro angefertigt wurden.

Die Berechnung der Evaluierung erfolgt automatisch mittels einer Datenbank auf Lotus Notes Plattform. Dieser wiederum liegt ein Excel-Spreadsheet zugrunde, mit dessen Hilfe die beschriebenen Operationen ebenso durchgeführt werden können. Vorteil der Datenbank-Lösung ist lediglich, dass ein automatischer Export der Evaluierungs-Ergebnisse in die Übersetzer-Datenbank möglich ist (s. im folgenden).

Die PQS erfolgt in zwei Stufen: Zuerst wird vom verantwortlichen Projektmanager ein formaler Qualitätscheck durchgeführt. Der Prüfer muss hierzu weder in der Ausgangs- noch in der Zielsprache über Sprachkenntnisse verfügen.

Besteht die Übersetzung den formalen Qualitätscheck folgt der eigentliche sprachliche Qualitätscheck durch einen qualifizierten Revisor. Diese Revision kann sowohl durch einen internen als auch durch einen externen Revisor im jeweiligen Zielland stattfinden.

Der formale Qualitätscheck findet unmittelbar bei Eingang der Übersetzung statt. Der für das Übersetzungsprojekt verantwortliche Projektmanager prüft die "Lieferung" auf

• Vollständigkeit (z.B.: Wurden auch Kopf- und Fusszeilen übersetzt?)
• Formatierung (z.B.: Wurde das Kundenlayout korrekt überschrieben?)

Ausserdem werden Aussagen zur Lieferzuverlässigkeit des ausführenden Büros sowie zu dessen Zuverlässigkeit beim Befolgen besonderer Anweisungen, wie z.B. das Beachten vorgegebener Textlängen gemacht.

In jeder dieser Kategorien erhält das Übersetzungsbüro eine Bewertung, die von "Good" über "Average" bis "Poor" gehen kann, je nachdem wie viele der Anforderungen mit "Nein" beantwortet wurden (s. Abbildung 2). Diese Bewertungen werden vom zugrundeliegenden Programm automatisch berechnet. Fällt eine dieser Bewertungen "Poor" aus, ist das Gesamtergebnis des formalen Qualitätscheck ein "Rework". Dies bedeutet im Normalfall, dass die gesamte Übersetzung sofort mit der Bitte um Nachbesserung an das Übersetzungsbüro zurückgeht. Die Spielräume im Rahmen eines Übersetzungsprojektes sind zumeist zu eng, um minderwertige Qualität um den Preis eigener aufwendiger Nacharbeiten zu akzeptieren!

Der Prüfer gibt ausserdem den Umfang des Ausgangstextes in Wörtern sowie die bei der Sprachkombination zu erwartende Expansion an. Das Programm errechnet dann den zu erwartenden Umfang des Zieltextes. Der Prüfer gibt den tatsächlichen Umfang des Zieltextes ein, und das Programm errechnet die tatsächliche Expansion der vorliegenden Übersetzung. Über- oder unterschreitet die konkrete Expansion die theoretisch zu erwartende um mehr als 30% ergeht eine entsprechende Warnung an den Prüfer. Denn es ist bei zuviel Text möglich, dass, wurde eine Ausgangsdatei überschrieben, Text in der Ausgangssprache versehentlich nicht gelöscht wurde oder dass einfach zu weitschweifig formuliert wurde. Bei zuwenig Text wurden eventuell Textpassagen vergessen zu übersetzen.

Diese Warnung bedingt nicht unbedingt ein Überarbeiten durch das beauftragte Übersetzungsbüro, aber beim Bemessen des Umfangs der sprachlichen Prüfung sollte diese Warnung berücksichtigt werden (s. im folgenden).

Ist der formale Qualitätscheck abgeschlossen, generiert das Programm einen entsprechenden Eintrag direkt in der Übersetzerdatenbank mit den Ergebnissen der Evaluierung in den Kategorien:

• Vollständigkeit / Formatierung,
• Lieferzuverlässigkeit,
• Zuverlässigkeit beim Befolgen von Anweisungen.

Damit ist eine laufende und differenzierte Evaluierung aller Übersetzungsbüros gewährleistet und kann bei der Vergabe neuer Übersetzungsprojekte problemlos berücksichtigt werden.

Nur wenn eine Übersetzungslieferung den formalen Qualitätscheck bestanden hat, wird der eigentliche sprachliche Qualitätscheck mittels einer Stichprobenkontrolle durchgeführt. Der Umfang der Prüfung bemisst sich nach:

• dem Status, welchen ein Ãœbersetzungsbüro inne hat,
• den definierten Qualitäts-Anforderungen des Kunden,
• den Ergebnissen des vorangegangenen formalen Qualitätschecks (s. o.).

Status können sein:

• Trainee für ein Ãœbersetzungsbüro, welches gerade die mehrstufige Bewerbungsprozedur durchlaufen hat und erste kleinere Projekte bearbeitet,
• Junior für ein Ãœbersetzungsbüro, das sich als zuverlässig erwiesen hat und bereits einige Projekte mit guten Evaluierungen abgeschlossen hat,
• Senior für ein Ãœbersetzungsbüro, welches seit Jahren allen Anforderungen, sei es Termintreue oder Sprachqualität in hohem Maße gerecht wird,
• Suspended für ein Ãœbersetzungsbüro, dessen Leistungen nicht zufriedenstellend sind.

Diese Status werden vor dem Hintergrund der laufenden Evaluierung in regelmäßigen Abständen überprüft und, falls erforderlich, entsprechend angepasst. Für diese Überprüfungen wurden keine konkreten Zeiträume festgelegt, da hierbei auch die Anzahl der gemeinsamen Projekte sowie deren Umfang und Komplexitätsgrad eine entscheidende Rolle spielen. Der verantwortliche Ressourcenmanager entscheidet vor dem Hintergrund seiner Erfahrung von Fall zu Fall. Eine Statusaktualisierung sollte allerdings mindestens einmal im Jahr stattfinden.

Der Umfang der Qualitäts-Prüfung einer Übersetzung beträgt:

• bei Junior-Büros 5% des Gesamtumfangs der Ãœbersetzung,
• bei Senior-Büros 1% des Gesamtumfangs der Ãœbersetzung.

Übersetzungen von Trainee-Büros werden grundsätzlich einem Komplettlektorat unterzogen.

Um bei der im Hinblick auf die Quantität des "Prüfgutes"beschränkten Prüfung trotzdem zu möglichst repräsentativen Aussagen zu kommen, werden einzelne Stichproben gezogen, die jeweils einen Stichprobenumfang von 500 Wörtern haben. Dies bedeutet, dass auf der Basis mehrerer kleinstmöglicher noch sinnvoll zu prüfenden Texteinheiten die eigentliche Sprachprüfung an verschiedenen Stellen im Gesamttext stattfindet.

Ein Beispiel:

Der Gesamtumfang einer Übersetzung beträgt 30000 Wörter, das ausführende Übersetzungsbüro hat den Status "Junior". Hieraus ergibt sich ein Gesamtumfang der vorzunehmenden Prüfung von 1500 Wörtern, d.h. es müssen im Text verteilt insgesamt drei Stichproben à 500 Wörter gezogen werden. Die Textstellen werden von einem kleinen Tool nach dem Zufallsprinzip ermittelt. Der verantwortliche Projektmanager kontrolliert allerdings vor dem Weiterleiten der Prüfung an den Revisor noch einmal, ob sich die ausgewählten Textstellen unter formalen Gesichtspunkten für eine Prüfung eignen.

Der von Projektanfang an im Normalfall sehr präzise bekannte Umfang der im Rahmen der PQS vorzunehmenden Prüfung erlaubt es dem Projektmanager bereits beim Erstellen des Workflow und bei der Kalkulation des Übersetzungsprojekts die für die Prüfung notwendige Zeit sowie die zu erwartenden Kosten genau mit einzuplanen.

Die beim sprachlichen Qualitätscheck maximal erlaubte Fehlerpunktezahl beträgt 2% des Prüfungsumfangs. In unserem Beispiel wären dies also bei einem Prüfungsumfang von 1500 Wörtern maximal erlaubte 30 Fehlerpunkte.

Dabei werden die Fehler entsprechend ihrer Fehlerkategorie unterschiedlich gewichtet:

Ein kritischer Fehler führt unter allen Umständen zu dem Ergebnis "Überarbeiten" sowie der Benotung "Poor" für das Übersetzungsbüro; er wird deshalb mit maximal erlaubte Fehlerpunktezahl +1 bewertet. Ein kritischer Fehler kann sein:

• ein Fehler der Textunverständnis zur Folge hat,
• ein Fehler, der Textmissverständlichkeit an sensibler Stelle zur Folge hat,
• ein grober Fehler an exponierter Stelle,
• ein wiederholter grober Fehler.

Ein grober Fehler wird mit fünf Fehlerpunkten gewertet. Ein grober Fehler kann sein:

• ein Fehler, der Textmissverständlichkeit zur Folge hat,
• ein leichter Fehler an exponierter Stelle²,
• ein wiederholter leichter Fehler,
• eine frühere Korrektur wurde nicht beachtet.

Zur dritten Fehlerkategorie, dem leichten Fehler, werden alle diejenigen Fehler gezählt, die nicht unter die Kategorien "Kritisch" oder "Grob" fallen; der leichte Fehler wird mit einem Fehlerpunkt gewertet, in der Fehlerart "Stil" sogar nur mit einem halben Fehlerpunkt.

Neben den unterschiedlichen Fehlerkategorien differenziert der sprachliche Qualitätscheck noch unterschiedliche Fehlerarten. Dies sind:

• Vollständigkeit (Auslassungen und Hinzufügungen),
• Verständnis (Missverständnis des Quelltextes),
• Terminologie (z.B. Nichtbeachten der Fachterminologie, unkorrektes Ãœbernehmen von Zahlen, Formeln, Eigennamen usw., nicht DIN-gerechte Transliteration von Abkürzungen, phys., math. Einheiten),
• Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung,
• Stil (Nichtbeachten einer der Textkategorie angemessenen Sprache, eventuell Nichtbeachten eines Style Guide),
• Konsistenz (Nicht konsistente Verwendung der Fach- oder Firmenterminologie).

Die unterschiedlichen Fehlerarten haben unterschiedlich bemessene Toleranzgrenzen. Bei unserem Beispiel eines Prüfungsumfangs von 1500 Wörtern verteilen sich die daraus resultierenden maximal erlaubten 30 Fehlerpunkte wie folgt auf die Fehlerarten:

• Vollständigkeit: 1
• Verständnis: 2
• Terminologie: 8
• Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung: 7
• Stil: 7
• Konsistenz: 5

Würde der Revisor in unserem Beispiel einen groben Verständnisfehler anmerken, bedeutete dies ein Überarbeiten der Übersetzung, da zwar die insgesamt erlaubte Fehlerpunktezahl von 30 Fehlerpunkten unterschritten, aber in der Fehlerart "Verständnis" die erlaubte Fehlerpunktezahl von 2 Punkten überschritten wäre. Relevant für das binäre Ergebnis der Prüfung "Passed" oder "Rework" sind neben der Gesamtfehlertoleranz auch die Einzeltoleranzen in den verschiedenen Fehlerarten.

Für die Evaluierung des Übersetzungsbüros hingegen wird lediglich die Gesamtsumme der Fehlerpunkte herangezogen. Dabei werden folgende Benotungen vergeben:

• "Very good" bei weniger als 10% der maximal erlaubten Fehlerpunkte durch das Ãœbersetzungsbüro,
• "Good" bei weniger als 30% der maximal erlaubten Fehlerpunkte durch das Ãœbersetzungsbüro,
• "Average" bei weniger als 50% der maximal erlaubten Fehlerpunkte durch das Ãœbersetzungsbüro,
• "Poor" bei mehr als 50 % der maximal erlaubten Fehlerpunkte durch das Ãœbersetzungsbüro.

Wie die Bewertungen des formalen Qualitätscheck erscheint auch diese Bewertung als Eintrag direkt in der Übersetzerdatenbank und liefert so wichtige Informationen für die laufende Evaluierung der Übersetzungsbüros sowie wichtige Anhaltspunkte bei der Vergabe neuer Projekte.

Besteht eine Übersetzung einen der beiden Qualitätscheck nicht, entscheidet der Projektmanager zusammen mit dem Revisor darüber, ob die gesamte Übersetzung zum Überarbeiten an das ausführende Übersetzungsbüro zurückgeschickt wird.

Die dem Votum zugrunde liegenden weitestgehend objektivierten Parameter ermöglichen es dem Projektmanager die Entscheidung gegenüber dem Übersetzungsbüro klar darzustellen. Eine für beide Seiten unangenehme Situation wird ausserdem durch den Einsatz eines Vordrucks "Quality failed" ent-emotionalisiert.

Darüber hinaus bietet die differenzierte Evaluierung dem betroffenen Übersetzungsbüro die Möglichkeit zu kontinuierlicher Verbesserung der eigenen Leistung. Sie kann so wichtiger Bestandteil des Qualitätssicherungssystem des beauftragten Übersetzungsbüros werden. Ein Lernprozess wird in Gang gesetzt, der zu einer deutlich höheren Qualität "von Anfang an" führt.

Die überarbeitete Übersetzung wird erneut dem formalen und dem sprachlichen Qualitätschecks unterzogen. Dabei werden die Stichproben des ersten Prüfungsdurchgangs erneut geprüft sowie zusätzliche Stichproben gezogen. Der Gesamtumfang der Prüfung kann nach dem Ermessen des verantwortlichen Projektmanagers sowie gegebenenfalls des zuständigen Revisors und in Anbetracht des Ergebnisses "Quality failed" der ersten Prüfung höher bemessen werden.

Idealerweise wird die zweistufige Qualitätsprüfung nicht erst als Abschluss des gesamten Übersetzungsprojektes durchgeführt, sondern bereits anhand von Teillieferungen noch während des Projektes. Dadurch erhält das beauftragte Übersetzungsbüro bereits sehr früh in der Übersetzung den notwendigen Feedback über die Qualität und kann entsprechende Nachbesserungen oder Korrekturen sofort durchführen bzw. für die noch nicht übersetzten Partien bereits berücksichtigen. Fehler können vermieden und müssen nicht nach Abschluss der Gesamtübersetzung zeit- und kostenaufwendig behoben werden.

Der Endtermin für die Lieferung der Übersetzung an den Kunden kann eingehalten werden — und dies bei (trotz) geprüfter Qualität!

Natürlich kann die dargestellte PQS keine 100% Sicherheit bieten. Aber welches Komplettlektorat kann dies! Sie kann aber eine Möglichkeit sein, unter weitestgehender Einhaltung eines oft nur zu engen Kosten- und Zeitrahmens Übersetzungen im Hinblick auf eine tolerierbare Fehlerzahl zu prüfen: Qualität ist ein relativer, kein absoluter Begriff. Das pragmatische Herangehen an die Prüfung bedeutet allerdings ein Verabschieden vom Prädikat "Sehr gut" als anzustrebendes Nonplusultra der Qualität zugunsten eines "Gut genug". Dies stellt immer einen Balanceakt zwischen notwendigem Vertrauen und möglicher Kontrolle, aber auch zwischen Objektivität und Subjektivität dar. Im Sinne einer schnellen, rationellen, transparenten, klar darstellbaren und immer nachvollziehbaren und wiederholbaren Prüfung und Evaluierung ist eine möglichst weitgehende Objektivierung der Prüfungsparameter und -metrics notwendig und wünschenswert. Trotzdem darf man dabei nie vergessen, dass wir es mit Sprache also einem lebenden, lebendigen und damit trotz aller Bemühungen um Controlled Language etc. auch zutiefst subjektiven Medium zu tun haben. Wir sollten uns deshalb immer der jedem Ansatz zur Objektivierung und Standardisierung wie auch dem im vorangegangenen dargestellten Modell inhärenten Unzulänglichkeit(en) bewusst sein.